Eメール処理術の一つに『受信トレイをToDoリストにする』方法があります。
私は自然とやっていましたが、Googleで検索してみたら多くの人が実践している方法のようでした。
やり方は簡単ですので、ちょっと説明してみましょう。
やり方
- 「どうでもいいメール」や「連絡メール」など、アクションが不要なメールは全てアーカイブフォルダに放り込む
- 対応が必要なメールだけを受信トレイに残しておく
- 自然と、受信トレイに残っているメールがToDoリストになる
要するに、読んだメールはサッとアーカイブし、受信トレイには処理が必要なメールを残しておくだけです。
そうすることで、受信トレイを見ればどれだけのメールタスクが溜まっているかが一目瞭然となります。
コツとメリット
- アーカイブフォルダは複雑に分割せず基本的には一つにして、何も考えずにメールを放り込めるようにしましょう。いちいちメールの保管先を考える時間は無駄です。過去のメールは検索で探せば問題ありません。
- 長期的に保管が必要なメールなんてほぼ存在しません。少なくとも、メールの形で残しておく必要はありません。添付ファイルが必要ならばダウンロードしておけばいいですし、長期的なテーマに関するメールであれば別形式でプロジェクト管理しましょう。メールは連絡ツールでありプロジェクト管理ツールではないのですから、メールの形で残す意味はありません。
- サッと返せるメールはサッと返してしまいましょう。受信トレイはToDoリストであり、ToDoリストはどんどん減らしていくべきです。さらに、レスポンスが早くなれば仕事ができる人間だと評価されるようになりますのでお得です。
これらのシンプルなルールをやるだけで、メール処理は格段に手軽なものとなります。
結言
もちろん業種や役職、ツール文化によってメールの量や内容は大きく異なります。
ただ、いずれにしても受信トレイはどんどん空にしていくことを推奨します。
受信トレイは言わば"郵便受け"であり、誰だって読んだ手紙を郵便受けには戻さないでしょう？
