書類を積んではいけない。
まして平積みなんて絶対NG。
ビジネス系サイトやビジネス書でも散々言われていることだというのに、それでも書類を積み続けるデスクワーカーが世の中には多数存在しています。どうにも不思議でなりません。
なぜ積んではいけないのか、積む方々の腑に落ちていただくため、デスクに書類を積んではいけない理由や整理整頓をすべき理由を事細かに説明してみましょう。
書類を積み上げることの弊害
「書類を積んでいる方、そう、そこの貴方。上から2/5の位置にあるその書類は何の仕事の書類ですか？ああ、その2つ下の書類です。見ないで即答できるのなら積んでいても構いませんよ」
書類を積んでしまうと、どこにどの書類が存在するか分からなくなります。
そのような状態では次のような問題が生じます。
■仕事のスピードが遅くなる
人は同時に二つのことをできません。ある一瞬で動いているタスクは常に一つです。その動いているタスク以外の書類は今やっているタスクの進捗に寄与しないばかりか、作業スペースや視線、意識を奪う邪魔なものでしかありません。デスク上に置いていい書類は今やっているタスクの書類のみです。
■「探すムダ」が増える
書類が山積みにされてどこに何があるか分からなくなると「探す時間」が生じます。「探す時間」は何の価値も生まない時間であり、完全なるムダです。そんなムダな時間を使うくらいであれば、最初から整理整頓したほうが効率的です。
■優先順位が付かなくなる
デスクの上と頭の中は疑似的に連動しています。どの書類がどこにあるか分からない状態とはつまり、どのタスクを抱えているか分からない状態とイコールです。そうなるとタスクの総量や期限が分からなくなり「今やるべき最優先の仕事」に着手できなくなります。優先順位を間違えて納期通りに仕事がこなせない人は、残念ながら「仕事ができない人」と扱われるでしょう。
■仕事が終わらなくなる
書類が積み上がる原因の一つは仕掛案件が多いことです。進捗率が20%と80%のタスクを同じところに積んでおいてはいつまで経っても仕事が終わりません。完了できるタスクは優先的に処理して、さっさと次工程にボールを回してしまいましょう。そしてボールが帰ってくるまでデスクの上に書類を置いておく必要なんてありませんので、整理整頓して仕舞っておきましょう。
■不要なストレスが溜まる
あれもやらないと、これもやらないと、と仕事に迫られている状態は非常に強いストレスを感じるものです。そういったストレスを軽減するために様々な仕事術が存在しますが、デスクの上に別タスクの書類が残っていては意味がありません。結局は視界に入ってしまい意識が取られてしまいます。多くの仕事術は「今やるべきタスク」に集中する方法であり、デスクの上だって同じです。
■無意味な満足感を持ってしまう
書類を積むことで「仕事があることに満足する人」もいます。これだけ仕事があるから山積みでも仕方がない、私は頑張っているんだ、というアピールです。しかしそれが評価されるのは学生までです。ビジネスではどれだけ仕事を抱えているかではなく、どれだけアウトプットできているかで評価されます。仕事を山積みにして満足するのは参考書を買っただけで満足している学生と同レベルです。
つまり、書類を積むのは絶対NGです。
縦に積まない方法
とはいえ内容や業務量によっては書類がどんどん流れてきて積み上げられていく方もいらっしゃるでしょう。
そうであっても平積みは厳禁です。平積みすると前述の弊害が否応なしに生じます。
それを避けるためにはいくつかの簡単なルールを適用すればよいです。
■とにかく捨てる
最新版以外の書類、2枚以上の同じ書類、再入手可能な書類、全部捨ててしまいましょう。邪魔です。
保管しておきたい書類は電子化して保管するか、ファイルしてデスクの中に保管しましょう。デスクの上にある必要は一切ありません。
■保管エリアを限定する
デスクの上にあっていい書類は今日明日にでも使うものだけです。それ以外は保管エリアを決めてそこに収納しましょう。
デスクの上の保管エリアはデスク全体の20%以下に納めましょう。その程度であれば作業の邪魔にはなりません。保管エリアをなるべく狭くすることで「捨てないと書類が置けない」状態を作りましょう。そうすれば嫌でも書類を捨てる習慣ができます。
■縦置きする、ファイルする
書類は案件毎にファイリングしましょう。さっとファイルできることが望ましいので、クリアファイルがいいでしょう。クリアファイルには付箋を貼って見出しを付けましょう。そうすればどこにどの書類があるのか一目瞭然になります。
後は書類立てなりスタンドを買いましょう。物理的に書類を縦におけるスタンドがベストです。そうすれば否応なしに書類を平積みしなくなります。
縦置きは書類を捨てる習慣付けにもなります。ある程度書類が増えるとスタンドが倒れたり壊れますので、その直前が書類の捨て時です。
もちろん、もっと早く捨ててもいいですよ。
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結言
デスクワーカーにとって書類の管理術を覚えることは必須です。その技能の有無で業務効率が大きく変わります。
まずはその初歩として、書類は積み上げないこと。これは絶対です。
