私も一応は社会人ですので、なんだかんだと会議やら打ち合わせやらミーティングやら様々な名称を持つ集会に参加する機会が多々あります。
正直なところ会議関連はそれ自体が何も生まず生産性が無いので好みではないものの、ビジネスは一人で完結するものではないので仕方なく参加しています。
そんなわけで会議等に参加する際は活発に発言して適度にファシリテートしてさっさと終わらせることを良しとする派閥に属していますが、そのせいで会議に前向きな真面目人間扱いされるのは少し困りどころです。好みではないから早く終わらせたいだけなのですが。
今回はそんな会議やら打ち合わせやらミーティングやらをあまり好まない効率厨の私が、会議招集の連絡方法について求めていることを述べていきます。
先に一手を打ってくれ
主催者が会議の招集をかける際には2パターンがあると考えています。
一つは指定型、「いつにどこで会議をするが参加できるか、都合が悪ければ別の日時を指定してくれ」と先に日時を指定するタイプ。
もう一つは委任型、「会議をするので都合の良い日時を連絡してくれ」とこちらの都合を優先するタイプ。
後者のほうが他者への配慮があって穏健です。
ただ、個人的には前者を希望しています。なぜならば前者のほうが意思決定に必要なこちらの気力の消耗が少ないからです。
イメージとしては将棋や囲碁などが分かりやすいでしょうか。
先手では盤面はまっさらな状態で、こちらが打つ手は無数にあります。相手の戦術を予測してこちらの戦術を選択できるため自由度が高く、その反面、思考も複雑になります。対して後手は相手が一手を加えた後であり、相手の手に応じた選択を取ればいいので自由度は少なくなるものの思考はシンプルです。
同様に、会議の日時についても選択肢は少ないほうが選ぶ負担が少なく気力と決断力の消耗を押さえることができます。先に日時を指定してもらえればまずはそれに対するYES/NOを考えるだけで済むためです。
それに対してこちらから日時を指定するとなると、仕事の状況によっては都合の良い日時なんていくつも選択肢に上がりますのでそれをいちいちピックアップして伝えるのは手間ですし、微量とはいえ余計な気力の消耗が生じてしまいます。それに人数が多ければ大量に流れてくる予定を収集して調整しなければならないため、主催側にも余計な手間が生じるでしょう。
つまり、他者に配慮することは良いことではあるのですが、時間的には無駄が生じます。製造業に勤める技術屋としてはそういったムリ・ムダ・ムラはあまり好みではありません。
結言
体力と同様に気力や決断力も有限資源であり、あまり余計なことに浪費したくありません。私は日常的には愚行権を行使することも厭わない戯けた人間ではありますが、仕事中は可能な限り合理的で生産的なことに気力や決断力をつぎ込みたいと考えています。
よって会議の日時なんてどうでもいい非生産的なことに気力と時間を割きたくはありませんので、「この日のこの時間にやるからちょっと面貸せや」と、先に日時を指定してもらえると助かります。
余談
最近の話。
営業「顧客と打ち合わせを行う際に一緒に来て欲しいのですが、来週以降で都合の良い日を教えてください」
私「何を話す打ち合わせなのかはっきりしてから依頼して欲しいのですけど、とりあえず動かせない予定は今のところ入っていないのでいつでも大丈夫です、指定が必要であれば水曜か木曜でお願いします」
営業「分かりました、時間は何時を希望しますか？」
私「いつでも大丈夫なんですけども、指定が必要であれば午後で」
営業「分かりました、では〇月〇日の13時からで」
私「終了時間は指定しないんかい」
終了時間の決まっていない会議は悪ですよ。
それにしても、まだ打ち合わせの議題も相手も分かりません。うーん。
