「ライバルは過去の自分だ」
これをカッコ悪いシチュエーションで使うパターン。
プレゼン資料のレベル感
個人的なレベル感として、プレゼン資料のクオリティは次のように分割しています。
【部内資料】
- 部長や課長や同僚が見る資料
- 具体的な内容を文字多めで記述
- 「1スライド1メッセージ」にも拘らない
- 初めて見た他の担当者でも引き継げる程度に詳細を落とし込む
- デザインは最低限整っていればいい程度
- 実務の延長でさっと手軽にまとめる
- 語るべきは手段であり「どうやるか」
【報告資料】
- 本部長や部門長など偉い人、或いは他部署が見る資料
- 詳細は省いて、見る人が求める情報を筋道立てて要点だけ記述する
- デザインは分かりやすさ重視で丁寧に整える
- 実務からは少し離れるが時間を掛けて作る
- 語るべきは結果であり「どうなるか」
【役員用資料】
- 凄く偉い人向け資料
- 詳細はほぼ排除し、目的・課題・対策・コスト・費用対効果・リスクなど経営判断に必要な情報だけを定量的かつ明確に示す
- インフォグラフィックを多用して短時間で必要な情報を読み取れるように整える
- 作成に時間がとても掛かる
- 語るべきは意義であり「なぜやるか」
【社外用資料】
- 顧客など社外に向けて使う資料
- メリットや成功イメージなど、価値を焦点とする
- 説得力を持たせるため必要に応じて詳細を記述する
- 投資回収や競争優位など費用対効果や不安の解消を主軸に
- デザインは丁寧に作り込みブランドイメージを構築する
- 作成時間は費用対効果重視で合理的に効率よく
- 語るべきは価値であり「何が得られるか」
言ったからには
今週は「部内資料」を流用しつつ作った「報告資料」での報告が終わったので、それをブラッシュアップして「役員用資料」を作っているところです。Excelの表やグラフで誤魔化してしたところは全部インフォグラフィックに作り直し、逆に細かい数字や冗長な説明は削ぎ落して1メッセージへと落とし込みます。
ハッキリ言って、面倒です。奇麗な資料を作るのは面倒くさいです。読めば詳細が分かるんだからもうそのままじっくり読み込んでくれと思っています。
が、そうは問屋が卸さないのは現実ですし、私が資料作りに掛ける時間コストと上層部の認知に掛かる時間コストは等価ではありませんので、私が手間暇を掛けるほうが組織として合理的です。
なにより、私は過去に「奇麗で丁寧なプレゼン資料を作るべきだ」と主張する記事を書いているわけで、言うなれば自らに置き論破されています。
プレゼン資料の体裁は当たり前品質だからです。
当たり前品質とは、あって当然で、無ければ不満を生む品質です。車であれば走る、エアコンであれば部屋の温度を変えるなど、充足していても加点されないが充足していなければ減点される特性を指します。
プレゼン資料の体裁も同様に、整っていて当然、綺麗であって当然で、加点要素にはなりませんが、整っていなければ減点されます。
ここまで書いておいて自らが作るプレゼン資料の体裁を整えないことは許されません。言行一致、過去の自分に尻を蹴り上げられながらもやるしかないでしょう。
結言
特に営業屋や企画屋は資料作りに拘って欲しいものです。私のような技術屋は技術が商売道具ですが、彼らは資料こそが商売道具の一つなのですから。
◆綺麗な資料を作るのは面倒くさい･･･けれども - 忘れん坊の外部記憶域
(2023年5月29日)
この一年後に企画部へ異動することになるとは思っていなかったわけで。
あの日気軽に投げた自分の言葉が今、綺麗な放物線を描いて私の背中に刺さっています。
